Olemme havainneet asiakastyössämme, että dokumentaation määrä kasvaa vuosi vuodelta. Samalla olemme huomanneet, että tiedon tallentaminen on hajautunut useisiin eri tallennusjärjestelmiin ilman, että dokumenttimassasta olisi tunnistettu toiminnalle kriittistä dokumentaatiota.
Usein dokumentaation löydettävyys on haastavaa, säilyvyys epävarmaa ja tietoturva puutteellista. Ei ole myöskään tietoa siitä, kuka pääsee tietoihin käsiksi ja millä oikeuksin. Esimerkiksi Microsoftin Teams tai Sharepoint ovat hyviä järjestelmiä dokumentin luontivaiheessa tai yhteiskäytössä. Ongelma muodostuu, kun valmis dokumentti pitää tallentaa tulevaa käyttöä varten.
Uusi palvelu kriittisen tiedon hallintaan
ITC on tuotteistanut kriittisen tiedon hallinnalle uuden palvelun. Palvelussa luodaan yhteinen toimintatapa kriittisen tiedon tallentamiseen, mikä mahdollistaa erittäin hyvän löydettävyyden.
Asiakas saa käyttöönsä vakioidun dokumentinhallintajärjestelmän dokumenttilajeittain. Dokumentit tallennetaan ITC:n konesaliin Suomessa tietoturvallisesti, ja käyttöoikeudet ovat selkeästi rajattavissa ja raportoitavissa.
Dokumentteihin tallentuu versiohistoria ja lokitieto niiden käsittelystä. Vakiona järjestelmässä on dokumentteihin lisättävä hälytys, jonka avulla esimerkiksi dokumentin vanheneminen tai sopimuksiin liittyvät toimenpiteet voidaan ajastaa.
Voit tallentaa dokumentteja kätevästi suoraan tietokoneen resurssinhallinnasta tai Microsoftin työpöytäsovelluksista. Sähköpostit voit tallentaa liitetiedostoineen. Lisäksi voit avata dokumentit muokattaviksi suoraan Microsoftin työpöytäsovelluksiin, jolloin tallennusvaiheessa niihin tallentuu versiohistoria.
Kokonaisvaltaiset käyttömahdollisuudet
Yleisimmin järjestelmää käytetään seuraavien dokumenttien hallintaan:
- Sopimukset
- Henkilöstödokumentaatio
- Asiakasdokumentit
- Hallitusmateriaali
- Ohjeistukset
- Laatudokumentaatio
- Markkinointimateriaali
- Tuotedokumentaatio
