Usein organisaatiossa ei tiedetä, miten M365 palveluihin tallennettu tieto kannattaa turvata. Tästä syystä voi hyvinkin tärkeää tietoa hävitä. Esimerkiksi poistuneen työntekijän tiedot säilyvät 30 päivää ja SharePointin tiedostot oletusasetuksilla 93 päivää ennen kuin tieto poistuu pysyvästi. Eräs tutkimus on havainnut, että keskimäärin kuluu 140 päivää, ennen kuin tiedon häviäminen havaitaan.

Katsotaan hieman esimerkkitapausta. Organisaatiolla on projektiin liittyvää, tärkeää tietoa M365 palvelussa. Tieto tulisi säilyttää erilaisilta uhilta jopa 10 vuoden ajaksi. Ainoa tapa varmistaa tiedon säilyvyys erilaisilta uhilta on varmuuskopioida se.

On olemassa erillinen palvelu Exchange, OneDrive For Business, SharePoint ja Teams palveluiden tietojen varmuuskopioimiseksi. Palvelussa on rajaton tallennustila. Tämä antaa sen mahdollisuuden, että käyttäjien työpöytien tiedostot voidaan synkronoida OneDriveen ja näin ollen saada myös kannettavan tiedostot varmistuksen piiriin.